Sauliaus Sinkevičiaus blogas

Pirmi du HOV lygmenys jau aprašyti, tad liko visi kiti.

AoF-AoR (20 000 ft)

Pilnas pavadinimas yra „Areas of Focus – Areas of Responsibility“. Kai pradėjau GTD naudoti niekaip nesupratau kam šito lygmens reikia. Kiek domėjausi, jį dažnai naudoja kaip projektų generatorių t.y. pasižiūrėjus už kokias sritis esi atsakingas, gali sukurti naujus projektus, kurie tas sritis kažkaip pagerins ar palaikys. Kadangi man projektų trūkumo niekada nebuvo, tai šis lygmuo kokį pusmetį buvo nenaudojamas visai. Buvau surašęs į jį gyvenimo sritis ar atsakomybes, tačiau iš to jokios naudos nebuvo.

Pastebėjau, kad man GTD sistemoje kai ko trūksta. Tada sukūriau atskirą „worksheet“, kurį pavadinau „Balance“. Tai buvo paprasčiausias kalendorius, kurio eilutės buvo ne dienos, o savaitės t.y. kiekvienai savaitei po atskirą eilutę. O kiekvienai sričiai po atskirą stulpelį. Į celes rašydavau projektus, ties kuriais ketinu dirbti būtent tomis savaitėmis. Tai man leido pasiekti balansą tarp daug projektų dideliame laiko intervale, nuo kelių savaičių iki kelių mėnesių. Niekas negali pasakyti kiek konkrečiai kiekvienas projektas laiko užims ar kad tas projektas vėliau dar bus aktualus, tačiau sudėliojus ketinimus kelioms savaitėms į priekį yra kiek ramiau, nes tada pradedi jausti kokia yra bendra situacija, kur reikia paskubėti, gal kažko atsisakyti ar perstumdyti. Jeigu „Calendar-Tickler“ leidžia pasiekti balansą dienos bėgyje ar kelių, tai balanso lange pasiekdavau balansą ilgoje perspektyvoje. Šią vasarą vėl naršiau GTD forumą ir vienoje vietoje užtikau, kad AoF-AoR lygis ir yra skirtas subalansuoti įsipareigojimus taip, kad visos gyvenimo sritys ar atsakomybės būtų pakankamai prižiūrėtos. Tad man neliko iš „Balance“ pervadinti į „AoF-AoR“ ir viskas atsistojo į savo vietas.

Man šis lygmuo yra labai svarbus, nes leidžia išlaikyti priimtiną laisvės kiekį. Jeigu nebusi pakankamai budrus dėl savo turimo laiko, tai galima apsikrauti pernelyg daug arba pernelyg vėlai suvokti, kad kažko nepadarei. Taip gerokai mažiau streso ir „gaisrų“, kuriuos tenka gesinti verčiantis per galvą.

Goals (30 000 ft)

Čia patenka vienerių ar dvejų metų apimties tikslai. Jie jau per dideli, kad juos vis dar būtų galima laikyti projektais. Apskritai, ilgai nesibaigiančių projektų geriau vengti, galima juos arba kitaip formuluoti arba perkelti į tikslus.

Be abejonės, norint pasiekti tikslą, turėtų būti bent vienas aktyvus projektas, kuris prie to tikslo artina. Jeigu jokio projekto nevykdot, vadinasi tai nėra jūsų tikslas, jūs tik norit to siekti, bet nieko dėl to nedarot, todėl tas tikslas turėtų keliauti į „Someday-maybe“ sąrašą. Jei tikslas iš tikro aktualus, kada nors vis tiek sugalvosit koks projektas galėtų prie to tikslo priartinti ir rasit jam laiko.

Apskritai kalbant apie tikslus, iš vienos pusės reikia didelio atkaklumo ir drąsos, bet iš kitos pusės būtina suprasti, kad ne visi tikslai turi būti pasiekti ir ne visi bus pasiekti. Kartais, nepasiekti tikslo yra geriausia ką jūs galite padaryti. Būna, kad pradžioje tikslas atrodo labai svarbus, bet praėjus tam tikram laiko tarpui, jis tampa našta, galbūt pernelyg pasikeitėt, galbūt tikėjotės visai kažko kito, galbūt dar kažkas, bet iš inercijos bandot vis tiek to siekti. Todėl į tikslus siūlyčiau žiūrėti ne kaip į sunkų darbą siekiant ir aukso puodą jį atlikus, o kaip į kompasą ir daugiau mėgautis pačia kelione.

Šis GTD lygmuo pradžioje apskritai gali būti tuščias, jei neesat tikri ką norit nuveikti ilgalaikėje perspektyvoje. Todėl Allen‘as siūlo formuoti lygmenis nuo žemiausio lygmens. Pagal tai ką darot kasdien, pabandyti įžvelgti į kokius projektus savo veiksmus galima sugrupuoti. Pagal tai kokius projektus darot, pagalvoti, kokių gi tikslų bandot pasiekti. Todėl lygmenys natūraliai užsipildo su laiku, nuo apačios iki viršaus. Kai pirmame lygmenyje nebereikia lėkti uždusus, galima pagalvoti apie antrą ir t.t.

Kadangi pradedant mano įrašai nuo šio lygmens aukštyn stipriai keitėsi, tai statistika nėra labai tiksli. Dalis tikslų buvo perrašyta daug kartų, bandant juos padaryti tikslesniais, aiškesniais. Dalis buvo iš viso išbraukti. Iš viso dabar jų yra 14. Pasiekti 4 ir 1 nepavykęs. Todėl aktyvūs yra 9.

Tikslus peržiūrėti verta maždaug kartą per savaitę norint įsitikinti ar esi gerose vėžėse. Šis lygmuo jau yra gana stabilus, neturėtų kasdien keistis, todėl ir peržiūrų ar redagavimų nedaug.

Vision (40 000 ft)

Pastarasis lygmuo yra labai panašus į prieš tai buvusį. Vienintelis esminis skirtumas yra tas, kad čia rašomos vizijos, o ne tikslai. O vizijos neprivalo būti labai konkrečios, jos gali būti šiek tiek išskydusios, o be to laikotarpis jau yra bent trys ar penki metai. Čia tarsi turėtų būti aprašytas idealus gyvenimo scenarijus labai ilgai perspektyvai. Šį lygmenį užpildyti yra labai sunku, vargu ar pradedantys naudoti GTD sugeba tą padaryti. Pagrindinė priežastis yra ta, kad reikia labai giliai susivokti koks tau asmeniškai gyvenimas yra idealus, kur nori nukeliauti, ką nori nuveikti, o čia jau reikia labai gerai save suprasti ir pažinti. Ar visi tiksliai žino kas jiems yra gerai? O gal tik atrodo, kad žino? Ir vis gi, pildant šį lygmenį siūlyčiau labai rimtai pažiūrėti ką jūs veikiate žemesniuose lygmenyse, gal iš jų matosi kokia nors kad ir nelabai aiški kryptis, pašaukimas, traukia? Gal tai ir yra vizija. Kol žemesni lygmenys nėra nusistovėję, šio lygmens forsuoti nėra reikalo. Kita vertus, gali būti, kad ne visi gyvena savo gyvenimą, tai žemesni lygmenys tada tik klaidins.

Turiu 9 įrašus, vienas su statusu – „Done“. Šis lygmuo yra labai stabilus, todėl jį peržiūrėti galima kartą į mėnesį arba kai reikia įkvėpimo. Ypač galėtų padėti darant esminius gyvenimo sprendimus.

Purpose (50 000 ft)

Paskutinis lygmuo. Šio lygmens nejudinau visus metus. Galvojau: na aš tikrai nežinau koks tas mano pagrindinis („ultimate“) gyvenimo tikslas. Kokia mano misija? Kaip aš galiu nuspręsti dabar, jei po metų ar kitų galiu imti ir persigalvoti? Bandžiau rašyti įvairius variantus, trindavau, perrašydavau. Bet nieko doro taip ir nesugalvojau. Galiausiai šią vasarą, vienoje vietoje aptikau, kad šioje skiltyje turi būti ne „ultimate“ tikslas, o būtinos ir pakankamos sąlygos, kad kiekviena diena būtų prasminga. T.y. ko turi būti kiekvieną dieną, kad kiekviena diena būtų prasminga, kad dėl nieko nesigailėtum. Kaip paprasta. Visa sistema skatina kurti projektus, tikslus, vizijas, balansuoti, kasdien kažkur lekiama, tačiau visų svarbiausia neužsimiršti daryti tai kas tau asmeniškai daro gyvenimą prasmingu. Visi tikslai, projektai ar vizijos bet kurią akimirką gali tiesiog nutrūkti, todėl svarbu balansuoti, kad ne tik būtum atsakingas už savo ateitį, bet ir kad nepamištum tiesiog gyventi, čia ir dabar.

Šiame lange turiu vos keletą įrašų. Jie keitėsi, manau laikui einant keisis ir vėl, nes daugiau patiriant lengviau suvokti kas tau asmeniškai yra prasminga, o kas ne.

Someday-Maybe

Tai nėra HOV dalis, tačiau laikau šį sąrašą šalia. Jokių ypatingų taisyklių jo atžvilgiu neturiu. Svarbiausia, kad bet kokios idėjos būtų užfiksuotos ir patektų į sąrašą. Daug kas sako, kad jiems šis sąrašas tarsi juoda skylė, į kurį patekus ten ir lieka. Didžiąją dalimi dėl to, kad sąrašas pasidaro beprotiškai ilgas. Nors pats visą laiką turėdavau gerokai daugiau idėjų, nei laiko joms įgyvendinti, bet mano sąrašas gana kuklus, vos 75 įrašai. Dalis įrašų kartais iškeliauja į projektus, kartais grįžta, jei pritrūksta laiko. Kartais negrįžta, nes įgyvendinama, o kartais išbraukiu, nes kažkokiu keistu būdu pasiekiu neturėdamas net projekto. Kai kuriuos įrašus galima braukti, jei jie tampa nebeaktualūs. Įrašai turi dvi būsenas „Someday“ arba „Maybe“. Jos turi esminį skirtumą. „Someday“ reiškia, kad tai kada nors vis tiek norėsi padaryti tik dabar nėra tam laiko, o „Maybe“ reiškia, kad ne esi tikras, gal nori, o gal ir ne, bet tai kažkuo patraukė dėmesį.

Šis sąrašas yra geras tuo, kad kai kažką į jį perkeli, gali jaustis ramus. Atrodo keista, bet kai padarai sprendimą to dabar nedaryti ir esi pasižymėjęs, t.y. niekada nepamirši, iš tikro yra ramiau, kad nedarai.

Checklists

Paskutinis „Worksheet“. Seniau visus „Checklist“ laikiau MS Word dokumente, tačiau nusprendžiau, kad noriu turėt šalia. Iš viso turiu 10 sąrašų. Kai kurie labai padeda, nes sudaryti optimaliu eiliškumu ir viską primena, todėl nieko nepamirštu. „Tickler“ naudoju, kad primintų reikiamus sąrašus peržvelgti.

Tai tiek apie mano šabloną. „Review“ darau beveik kasdien, todėl žemesni lygmenys yra peržiūrimi dažnai. Vieną kartą į savaitę darau rimtą peržiūrą. Jos metu svarbiausia subalansuoti ateinančių savaičių krūvį ir peržiūrėti projektų stovį, ar tikrai visi juda, gal jiems ko trūksta ir pan. Tada naudoju „bubble“ principą, kai nuo numatyto veiksmo kylama iki projekto, atsakomybių, tikslų, o po to leidžiamasi žemyn taip patikrinant ar tikrai nėra kokių nutrūkusių galų.

Pilna šabloną galima atsisiųsti.

Kūryba Areas of Focus, Areas of Responsibility, checklists, goals, GTD, GTD horizontai, organizuotumas, purpose, someday-maybe, tikslai, vision, vizijos

Metus naudoju GTD ir dėl to labai džiaugiuosi. Pats diegimas man užtruko tris savaites, gavosi kaip kūrybinės atostogas. Vėliau, su laiku, atsirado išimčių, nes gyvenimas labai įvairus, tad šią vasarą keletą dienų skyriau sistemos tobulinimui. Dabar sistema paruošta naujam darbų pikui.

Metų patirtimi dabar ir dalinsiuosi. Tiesa, mano interpretacijos apie GTD gali skirtis nuo paties Allen‘o, todėl geriausia, jei jau esate skaitę Allen’o knygą ir bent šį tą išbandėt. Sąvokas reiktų žinoti, nes ne visas aiškinu detaliai, be to man patinka naudoti angliškus terminus, nes jie tokie lakoniški… Viskas ką rašysiu yra labai svarbu, nors gali atrodyti, kad tai smulkmenos.

Pačios GTD sistemos esmė yra: laikyti visus įsipareigojimus, sau ir kitiems, išorinėje, patikimoje, sistemoje. Išorinė sistema reiškia, kad jokių įsipareigojimų negalima laikyti galvoje. Tada lengva atsipalaiduoti ir užsiimti vien tik veikla, nes sistema viską primins. O sistema yra patikima tada, jei ji yra:

• švari (clean) – joje neturėtų būti neapdorotos ir-ar nereikalingos informacijos, prie kiekvieno informacijos bito turi būti aiškus sprendimas ką ketini su ja daryti ar blogiausiu atveju – kada ketini tą sprendimą priimti t.y. kokių sąlygų reikia, kad galėtum priimti;
• aiški (clear) – užmetus žvilgsnį iš kart turėtų būti aišku apie kalba, labai konkrečiai, jokių dviprasmybių ar daugiaprasmybių;
• atnaujinta (current) – negalima leisti sistemai pasenti, būtina pastoviai daryti peržiūras (review), visi įrašai turi atitikti jūsų šiandienos realijas;
• išbaigta (complete) – joje turėtų būti viskas kas yra svarbu, jokių išimčių.

Šie keturi požymiai yra pagrindiniai kriterijai, kurie padeda save patikrinti ar sistema pasitikėsi. Nes jei nepasitikėsi, pradėsi įsipareigojimus įsiminti ir nuo to momento sistema tampa neefektyvi.

Kai pradėjau domėtis GTD, jau tada buvo įvairiausių įrankių su kuriais galima sistemą naudoti, pavyzdžiui Outlook. Bet man nei viena nepatiko, todėl nusprendžiau daryti savaip ir pasirinkau Excel. Viename XLSM faile (MS Office 2007 failas su makro komandomis) yra visi HOV („Horisons of View“) t.y. kiekvienam po vieną „Worksheet“. Iš viso 9 „Worksheets“. Apie kiekvieną prašysiu atskirai:

Nepateiksiu savo sistemos įrašų, tai pernelyg asmeniška, tačiau šabloną su keliais paprastais pavyzdžiais parodyti galiu. Jei yra neaiškumų, galite drąsiai klausti komentaruose.

Current projects (10 000 ft)

Logiškiausia pradėti nuo projektų. Mano sistemoje dažniausiai jų yra apie 15. Nors Allen‘as ir sako, kad bet ką, kas turi bent du veiksmus, reiktų laikyti projektu, bet man per daug laiko susi gaišta, jei kurti projektus smulkmenoms. Pavyzdžiui, norint apsikirpti reiktų kelių veiksmų. Užsiregistruoti, nueiti paskirtu laiku ir užfiksuoti sau priminimą kitam kartui. Tai darau paprastai. Į „Calendar-Tickler“ konkrečią dieną įrašau priminimą „Kirptis“ su komentaru („registruotis“), atėjus tai dienai užsiregistruoju ir įrašau į „Calendar-Tickler“ kitą įrašą konkrečioje dienoje – „Kirptis X val.“. Po apsikirpimo įrašau dar vieną įrašą, kuris man primins, kad reiktų ir vėl užsiregistruoti. Paprasta ir jokių projektų.

Per metus buvo sukurti 61 projektai, dažniausiai tai yra kelių mėnesių ar savaičių apimties, būna ir mažesnių, bet tikrai nesismulkinu kaip kurie, kurie turi 100 ar daugiau aktyvių projektų. Man netgi atrodo, kad jie save kažkiek apgaudinėja arba yra genijai. Šioje vietoje turėtų būti tik tie projektai, kurie iš tiesų juda į priekį, todėl ir pavadinta „Current“, o ne tie, kurie norėtum kad judėtų, bet iš tikro nejuda. Pastarųjų tikroji vieta yra „Someday-Maybe“ sąraše. Šiuo metu turiu 16 aktyvių projektų, visi juda į priekį, tiesa, kai kurie yra priklausomi nuo kitų žmonių, todėl laukiu kol bus atlikti deleguoti veiksmai. Iš 61 sukurtų projektų, per metus pilnai įgyvendinti 43 projektai, o 2 nepasisekė. Nesėkmės irgi gerai, svarbu tinkamai į jas reaguoti. Kai kurie projektai iš „Someday-Maybe“ atkeliauja į einamuosius projektus, o kartais grįžta atgal, nes pritrūksta laiko.

Kiekvienas projektas turi pavadinimą, dažniausiai iš vieno žodžio. Prie kiekvieno iš jų vienu sakiniu lakoniškai parašytas laukiamas sėkmingas rezultatas („Outcome“), t.y. kai jį pasieksi, projektas bus įgyvendintas. Todėl rezultatas turi būti maksimaliai tiksliai įvardintas, jokių miglotumų, rezultatas privalo būti išmatuojamas ir turintis pabaigą. Čia jau reikia pasistengti nubrėžti labai aiškias ribas tarp to kas turi būti padaryta ir to ko nereikia. Jokio godumo („keep it real stupid“).

Prie kiekvieno projekto dar užrašau jo „Area of Responsibility-Focus“ (pavyzdžiui „Blogas“, „Mokslas“). Nes turi būti labai aiškus ryšis tarp aukštesnių horizontų ir žemesnių. Žinoma, kad kai kurie projektai paveikia kelis aukštesnius horizontus, bet reiktų visgi apsispręsti kurį labiausiai. Šalia dar gali būti projekto terminas („deadline“) ir būsena („status“). Pagal būseną labai patogu rūšiuoti. Geriau naudoti 2007 ar naujesnį MS Office, nes juose jau yra filtras su „multiselect“. Pavyzdžiui, mano galimos būsenos yra „Done“, „Failure“, „“ (tuščia). Tuomet nufiltruoju, kad man matytųsi tik tie projektai, kurių būsena tuščia, taip atlikti projektai niekur nedingsta, tačiau ir į akis nelenda, matau tik aktualius t.y. dar neatliktus.

Projektų palaikymo („support“) informaciją laikau kartu su projektų failais. Apie tai gal vėliau.

Kuriant projektus labai svarbu žiūrėti ar kai kurie projektai kartais nėra labai sukibę (vieno rezultatas labai priklauso nuo kito), t.y. ar tikrai kai kurių negalima apjungti ir padaryti iš jų vieną. Kartais taip galima sau pasilengvinti. Tačiau iš kitos pusės, jei viename projekte reikia pasiekti kelis rezultatus, kurie mažai tarpusavyje siejasi, tada geriau tą vieną projektą išskaidyti į mažesnius.

Kai kurie žmonės kuria palaikymo („maintain“) projektus. Tai, tokie projektai, kurie periodiškai atsinaujina. Man tokie projektai nelabai patinka, jei jie nėra labai ilgalaikiai, stengiuosi išsiversti su „Calendar-Tickler“ arba sąrašais („checklist“). Kitaip tariant projektų sąrašo geriau nešiukšlinti, nes smulkūs ir nereikšmingi projektai blaško, užima papildomą laiką juos peržiūrėti ir palaikyti.

„Subprojects“ stengiuosi vengti, bet jei labai reikia naudoju „@”, pavyzdžiui „Prj1 @Sub1”.

Current NPAs (Runaway)

Pilnas sąrašo pavadinimas: „Current Next Physical Actions“ arba „Runway“. Išvertus būtų: dabartiniai-einamieji sekantys-kiti fiziniai veiksmai. Esmė tokia, kiekvienas projektas turi turėti vienu sakiniu paaiškinimą-nuorodą, ką toliau su tuo projektu reiktų daryti. Dažnai naudojamas „NA (Next Action)“ terminas, tačiau aš specialiai užrašiau „NPA“, kad priminti sau, jog tas sekantis veiksmas turi atspindėti ką konkrečiai, fiziškai, tu ketini daryti su tuo projektu. Tik galvojant apie fizinį veiksmą galima patikrinti ar tu turėsi pakankamai informacijos, įrankių ar kitokių resursų, kad jį atlikti. Tarkim reiktų parašyt referatą (linkiu, kad nereikėtų), tada nusprendi, kad reiktų pradėti nuo knygos apžvalgos. Tai „NPA“ galėtų būti toks: „atsiversti X knygą“. Jei knygos neturi, tada galėtų būti: „atsiversti bibliotekos puslapį knygos paieškai“. Jau rašiau apie vilkinimo priežastis, tai čia tą reikia turėti galvoje, kad „NPA“ turi būti lengvas, jis turi būti atominis-nedalomas, absoliučiai aiškus ir įvykdomas.

Prie kiekvieno „NPA“ parašytas projekto pavadinimas, kad išliktų ryšys su aukštesniu horizontu. Projektų ir „Current NPAs“ sąrašai galėtų būti išrikiuoti pagal projekto pavadinimą, tuomet vaikštant iš projektų lango į veiksmų langą iš kart matytųsi kiekvieno projekto ir jam priskirto veiksmo informacija toje pačioje eilutėje. Dalis veiksmų gali neturėti priskirto projekto, jei tai kažkokios smulkmenos. Dažniausiai yra „Errands“, „Calls“ ir panašūs veiksmai. Todėl prie kiekvieno veiksmo patogu turėti konteksto pavadinimą, kuriame tas veiksmas gali būti atliekamas. Pavyzdžiui, „Home“, „Internet“, „E-turgus“, „E-PC“ („E“ – reiškia „Errands“, „PC“ – prekybos centras). Tokiu atveju gali būti surašytos prekės, kurių reikia nupirkt ar panašiai. Ir žinoma kiekvienam veiksmui reikalingas statusas-būsena. Mano būsenos yra: „Done“, „Waiting For“, „“ (tūščia).

Dabar trumpai apie veiksmo gyvavimo ciklą. Jei tai yra projekto veiksmas, tai jis užbaigiamas tada, kai baigiasi pats projektas. Projektui judant į priekį, „NPA“ įrašas vis keičiasi, nes negali visą laiką dirbti prie vieno projekto, vadinasi jį reikia palikti ir grįžus vėl prie jo, tas „NPA“ primins nuo kurios vietos reikia tęsti. Kai kurie veiksmai būna pažymėti „Waiting For“, kai kažkas deleguota kitiems ir iš jų laukiamas rezultatas (kartais informacijos, kartais apsisprendimo). Veiksmai be projekto užbaigiami juos įvykdžius. Jei nupirkai prekę, tai pažymi kaip „Done“.

Dar svarbu paminėti, kad „NPA“ negali būti niekur daugiau, tik čia. Jie turi skambėti patraukliai, įvykdomai („doable“) ir užtrukti labai trumpai. Nes jų esmė, užkurti procesą, įvesti save į tą projektą per kuo trumpesnį laiko tarpą, o ne juo gauti visą projekto rezultatą. Kiekvienas įrašas turi prasidėti veiksmažodžiu.

Visi „NPA“, kurie nėra aktualūs arba pasidaro tokiais, turėtų keliauti į „Someday-Maybe“. Neapgaudinėkit savęs, jei įrašas nepadarytas ten stovi mėnesį ar kitą ir yra nepadaromas, vadinasi jam ten ne vieta. O tie „NPA“, dėl kurių yra apsisprendimas dėl konkrečios datos, kad tada jis bus daromas, galėtų keliauti iš šio sąrašo į „Calendar-Tickler“.

Calendar-Tickler

Bandžiau įvairius variantus ir priėjau tokią išvadą, kad tinkamai padarytas kalendorius Excel formatu yra labai patogus, nes gali tarnauti ir kaip kalendorius ir kaip „Tickler“ (Allen siūlo fizinius aplankus, kurių neturiu). Pats kalendorius man patogus tuo, kad visi įrašai matosi viename lange ir juos gali stumdyti beveik be pastangų.

Su makro komandomis jau atliktus veiksmus arba nebeaktualius įrašus nuspalvoju pilkai. Įrašai, kurie turi išorinį įsipareigojimą su kitais žmonėmis (paskaitos, treniruotės, susitikimai ir t.t.) pažymiu raudonai. „Tickler“ įrašus (įvairūs priminimai susieti su konkrečiomis dienomis) nuspalvoju violetine spalva. Be to, kadangi vietos mažai, kiekvienam įrašui skiriu vieną trumpą žodį, o ant tos celės įterpiu komentarą su papildoma informacija, jei tokios yra. Jeigu esu nusprendęs dirbti prie konkrečių projektų konkrečiomis dienomis, tai į tas dienas įrašau tų projektų pavadinimus. Būna, kad nepavyksta skirti laiko, tuomet tiesiog perkeli įrašus į ateitį per dieną ar kelias.

Kalendorius didėja į viršų, nes pastebėjau, kad maloniau yra kilti į viršų nei leistis žemyn. Kalendorių paprastai išplečiu iki kelių mėnesių į priekį. Jame būna ir gerokai į priekį įterptų įrašų, jei jie bus aktualūs vėliau.

Taigi, šį kart labai detaliai apžvelgiau savo GTD sistemos pirmus du lygmenis su kalendoriumi. Kitame įraše apžvelgsiu likusius. Mano GTD Excel XLSM šabloną galima atsisiųsti (kitame įraše įdėsiu pilną, su visais lygmenimis). Beje, reiktų atkreipti dėmesį į šablone panaudotus duomenų filtrus, nes įvykdyti projektai ir veiksmai yra paslėpti.

Kūryba current projects, GTD, GTD horizontai, NA, Next Action, organizuotumas, runaway, Tickler

Ar teko sutikti žmonių, kurie yra labai organizuoti? Jų rankose darbai tirpsta kaip ledas nuo pavasario saulės ir visai nesvarbu kas tai bebūtų. Visada stebėdavausi kaip tai įmanoma, nes iš šono visiškai nesimato, kad jie elgtųsi kažkaip kitaip nei visi.

Pats bandau tvarką įsivesti ir ištobulinti jau atrodytų daugybę metų, puikiausiai atsimenu pirmuosius bandymus, dažniausiai visiškai nepavykusius. Tiesa, metams bėgant, atidirbau gana patikimus būdus būti organizuotu, tačiau akivaizdžiai jautėsi, kad kažko dar nesuprantu.

Apie GTD (Getting Things Done) sistemą jau buvau girdėjęs prieš kelis metus. Tuomet truputi apie ją paskaitinėjau ir padėjau į šalį – pasirodė pernelyg didelis griozdas. Tačiau prieš pusmetį, vasarą, po tikrai sunkaus pusmečio, galvojau kaip čia patobulinti savo sistemą, nes ji turi įvairiausių trūkumų. Pagrindinė problema buvo ištisai atsirandančios išimtys, su kuriomis nežinia ką daryti, o bandant jas suintegruoti, sistema išsipučia ir tampa nelanksti. Prisiminiau GTD ir pagalvojau, o gal pabandyti bent jau įsigilinti? Tada perskaičiau Allen’o knygą ir beskaitant pagavo azartas, noras pilnai ją įdiegti. Tiesa, daug GTD elementų jau naudojau, tačiau tikrai ne taip sistemingai kaip Allen’as.

GTD esmė yra visus savo įsipareigojimus laikyti ir organizuoti išorinėje sistemoje. Jokių išimčių, viskam taikoma elegantiška schema, kuri yra gana paprasta, tačiau turi sudėtingus pamatus. Tokiu būdu tampa beveik nebeįmanoma ką nors pamiršti ir streso iš to beveik nelieka. Tiesa, stresas dėl to, kad kažko nespėsi vis tiek yra, tačiau kai labai aiškiai matai visus įsipareigojimus, o nematyti negali, nes viskas prieš akis, tai dėl kai kurių įsipareigojimų galima nusiderėti dėl atidėjimo. Taip stresas ir vėl sumažėja. Be to kiti palankiau reaguoja, nei, kad pasižadi ir nepadarai.

Taigi, GTD pilnai įdiegiau beveik prieš pusmetį, iš pradžių stengiausi visiškai nieko joje nekeisti, nes tik taip galėjau būti tikras, kad viską supratau teisingai.  Ir tik vėliau truputi pakoregavau. Prieš rašant apie šią sistema pirmiau norėjosi ją išbandyti piko metu, kai turi verstis per galvą, nes būtina įvykdyti didelę įsipareigojimų sangrūdą per labai trumpą laiko tarpą. Galvojau GTD vis tiek neatlaikys, per kokias nors siūles būtinai ims ir suplyš. Tačiau taip neįvyko, pabraškėjo truputi ir tiek.

Tai kokia gi nauda iš šios sistemos? Labai paprasta. Jei norisi turėti gerokai mažiau streso, sistema tikrai nuostabi, nes tai vaistai nuo užmaršumo. Ar ji padės daugiau nuveikti? Nežinau. Man padėjo, nes galiu gerokai lengviau manevruoti tarp įsipareigojimų. Tam kas neturi jokios sistemos ar tik jos užuomazgas, ši galėtų padaryti esminį pasikeitimą gyvenime, nors kita vertus sunku pasakyti kaip lengva būtų perprasti ir panaudoti GTD, jei niekada ne esi bandęs pasidaryti kažką savo.

Jeigu žavitės organizuotumu, tikrai verta išbandyti, įdomi patirtis bet kuriuo atveju duos naudos.

Tyrinėjimai Getting Things Done, GTD, laiko valdymas, organizuotumas, tvarka