Sauliaus Sinkevičiaus blogas

Metus naudoju GTD ir dėl to labai džiaugiuosi. Pats diegimas man užtruko tris savaites, gavosi kaip kūrybinės atostogas. Vėliau, su laiku, atsirado išimčių, nes gyvenimas labai įvairus, tad šią vasarą keletą dienų skyriau sistemos tobulinimui. Dabar sistema paruošta naujam darbų pikui.

Metų patirtimi dabar ir dalinsiuosi. Tiesa, mano interpretacijos apie GTD gali skirtis nuo paties Allen‘o, todėl geriausia, jei jau esate skaitę Allen’o knygą ir bent šį tą išbandėt. Sąvokas reiktų žinoti, nes ne visas aiškinu detaliai, be to man patinka naudoti angliškus terminus, nes jie tokie lakoniški… Viskas ką rašysiu yra labai svarbu, nors gali atrodyti, kad tai smulkmenos.

Pačios GTD sistemos esmė yra: laikyti visus įsipareigojimus, sau ir kitiems, išorinėje, patikimoje, sistemoje. Išorinė sistema reiškia, kad jokių įsipareigojimų negalima laikyti galvoje. Tada lengva atsipalaiduoti ir užsiimti vien tik veikla, nes sistema viską primins. O sistema yra patikima tada, jei ji yra:

• švari (clean) – joje neturėtų būti neapdorotos ir-ar nereikalingos informacijos, prie kiekvieno informacijos bito turi būti aiškus sprendimas ką ketini su ja daryti ar blogiausiu atveju – kada ketini tą sprendimą priimti t.y. kokių sąlygų reikia, kad galėtum priimti;
• aiški (clear) – užmetus žvilgsnį iš kart turėtų būti aišku apie kalba, labai konkrečiai, jokių dviprasmybių ar daugiaprasmybių;
• atnaujinta (current) – negalima leisti sistemai pasenti, būtina pastoviai daryti peržiūras (review), visi įrašai turi atitikti jūsų šiandienos realijas;
• išbaigta (complete) – joje turėtų būti viskas kas yra svarbu, jokių išimčių.

Šie keturi požymiai yra pagrindiniai kriterijai, kurie padeda save patikrinti ar sistema pasitikėsi. Nes jei nepasitikėsi, pradėsi įsipareigojimus įsiminti ir nuo to momento sistema tampa neefektyvi.

Kai pradėjau domėtis GTD, jau tada buvo įvairiausių įrankių su kuriais galima sistemą naudoti, pavyzdžiui Outlook. Bet man nei viena nepatiko, todėl nusprendžiau daryti savaip ir pasirinkau Excel. Viename XLSM faile (MS Office 2007 failas su makro komandomis) yra visi HOV („Horisons of View“) t.y. kiekvienam po vieną „Worksheet“. Iš viso 9 „Worksheets“. Apie kiekvieną prašysiu atskirai:

Nepateiksiu savo sistemos įrašų, tai pernelyg asmeniška, tačiau šabloną su keliais paprastais pavyzdžiais parodyti galiu. Jei yra neaiškumų, galite drąsiai klausti komentaruose.

Current projects (10 000 ft)

Logiškiausia pradėti nuo projektų. Mano sistemoje dažniausiai jų yra apie 15. Nors Allen‘as ir sako, kad bet ką, kas turi bent du veiksmus, reiktų laikyti projektu, bet man per daug laiko susi gaišta, jei kurti projektus smulkmenoms. Pavyzdžiui, norint apsikirpti reiktų kelių veiksmų. Užsiregistruoti, nueiti paskirtu laiku ir užfiksuoti sau priminimą kitam kartui. Tai darau paprastai. Į „Calendar-Tickler“ konkrečią dieną įrašau priminimą „Kirptis“ su komentaru („registruotis“), atėjus tai dienai užsiregistruoju ir įrašau į „Calendar-Tickler“ kitą įrašą konkrečioje dienoje – „Kirptis X val.“. Po apsikirpimo įrašau dar vieną įrašą, kuris man primins, kad reiktų ir vėl užsiregistruoti. Paprasta ir jokių projektų.

Per metus buvo sukurti 61 projektai, dažniausiai tai yra kelių mėnesių ar savaičių apimties, būna ir mažesnių, bet tikrai nesismulkinu kaip kurie, kurie turi 100 ar daugiau aktyvių projektų. Man netgi atrodo, kad jie save kažkiek apgaudinėja arba yra genijai. Šioje vietoje turėtų būti tik tie projektai, kurie iš tiesų juda į priekį, todėl ir pavadinta „Current“, o ne tie, kurie norėtum kad judėtų, bet iš tikro nejuda. Pastarųjų tikroji vieta yra „Someday-Maybe“ sąraše. Šiuo metu turiu 16 aktyvių projektų, visi juda į priekį, tiesa, kai kurie yra priklausomi nuo kitų žmonių, todėl laukiu kol bus atlikti deleguoti veiksmai. Iš 61 sukurtų projektų, per metus pilnai įgyvendinti 43 projektai, o 2 nepasisekė. Nesėkmės irgi gerai, svarbu tinkamai į jas reaguoti. Kai kurie projektai iš „Someday-Maybe“ atkeliauja į einamuosius projektus, o kartais grįžta atgal, nes pritrūksta laiko.

Kiekvienas projektas turi pavadinimą, dažniausiai iš vieno žodžio. Prie kiekvieno iš jų vienu sakiniu lakoniškai parašytas laukiamas sėkmingas rezultatas („Outcome“), t.y. kai jį pasieksi, projektas bus įgyvendintas. Todėl rezultatas turi būti maksimaliai tiksliai įvardintas, jokių miglotumų, rezultatas privalo būti išmatuojamas ir turintis pabaigą. Čia jau reikia pasistengti nubrėžti labai aiškias ribas tarp to kas turi būti padaryta ir to ko nereikia. Jokio godumo („keep it real stupid“).

Prie kiekvieno projekto dar užrašau jo „Area of Responsibility-Focus“ (pavyzdžiui „Blogas“, „Mokslas“). Nes turi būti labai aiškus ryšis tarp aukštesnių horizontų ir žemesnių. Žinoma, kad kai kurie projektai paveikia kelis aukštesnius horizontus, bet reiktų visgi apsispręsti kurį labiausiai. Šalia dar gali būti projekto terminas („deadline“) ir būsena („status“). Pagal būseną labai patogu rūšiuoti. Geriau naudoti 2007 ar naujesnį MS Office, nes juose jau yra filtras su „multiselect“. Pavyzdžiui, mano galimos būsenos yra „Done“, „Failure“, „“ (tuščia). Tuomet nufiltruoju, kad man matytųsi tik tie projektai, kurių būsena tuščia, taip atlikti projektai niekur nedingsta, tačiau ir į akis nelenda, matau tik aktualius t.y. dar neatliktus.

Projektų palaikymo („support“) informaciją laikau kartu su projektų failais. Apie tai gal vėliau.

Kuriant projektus labai svarbu žiūrėti ar kai kurie projektai kartais nėra labai sukibę (vieno rezultatas labai priklauso nuo kito), t.y. ar tikrai kai kurių negalima apjungti ir padaryti iš jų vieną. Kartais taip galima sau pasilengvinti. Tačiau iš kitos pusės, jei viename projekte reikia pasiekti kelis rezultatus, kurie mažai tarpusavyje siejasi, tada geriau tą vieną projektą išskaidyti į mažesnius.

Kai kurie žmonės kuria palaikymo („maintain“) projektus. Tai, tokie projektai, kurie periodiškai atsinaujina. Man tokie projektai nelabai patinka, jei jie nėra labai ilgalaikiai, stengiuosi išsiversti su „Calendar-Tickler“ arba sąrašais („checklist“). Kitaip tariant projektų sąrašo geriau nešiukšlinti, nes smulkūs ir nereikšmingi projektai blaško, užima papildomą laiką juos peržiūrėti ir palaikyti.

„Subprojects“ stengiuosi vengti, bet jei labai reikia naudoju „@”, pavyzdžiui „Prj1 @Sub1”.

Current NPAs (Runaway)

Pilnas sąrašo pavadinimas: „Current Next Physical Actions“ arba „Runway“. Išvertus būtų: dabartiniai-einamieji sekantys-kiti fiziniai veiksmai. Esmė tokia, kiekvienas projektas turi turėti vienu sakiniu paaiškinimą-nuorodą, ką toliau su tuo projektu reiktų daryti. Dažnai naudojamas „NA (Next Action)“ terminas, tačiau aš specialiai užrašiau „NPA“, kad priminti sau, jog tas sekantis veiksmas turi atspindėti ką konkrečiai, fiziškai, tu ketini daryti su tuo projektu. Tik galvojant apie fizinį veiksmą galima patikrinti ar tu turėsi pakankamai informacijos, įrankių ar kitokių resursų, kad jį atlikti. Tarkim reiktų parašyt referatą (linkiu, kad nereikėtų), tada nusprendi, kad reiktų pradėti nuo knygos apžvalgos. Tai „NPA“ galėtų būti toks: „atsiversti X knygą“. Jei knygos neturi, tada galėtų būti: „atsiversti bibliotekos puslapį knygos paieškai“. Jau rašiau apie vilkinimo priežastis, tai čia tą reikia turėti galvoje, kad „NPA“ turi būti lengvas, jis turi būti atominis-nedalomas, absoliučiai aiškus ir įvykdomas.

Prie kiekvieno „NPA“ parašytas projekto pavadinimas, kad išliktų ryšys su aukštesniu horizontu. Projektų ir „Current NPAs“ sąrašai galėtų būti išrikiuoti pagal projekto pavadinimą, tuomet vaikštant iš projektų lango į veiksmų langą iš kart matytųsi kiekvieno projekto ir jam priskirto veiksmo informacija toje pačioje eilutėje. Dalis veiksmų gali neturėti priskirto projekto, jei tai kažkokios smulkmenos. Dažniausiai yra „Errands“, „Calls“ ir panašūs veiksmai. Todėl prie kiekvieno veiksmo patogu turėti konteksto pavadinimą, kuriame tas veiksmas gali būti atliekamas. Pavyzdžiui, „Home“, „Internet“, „E-turgus“, „E-PC“ („E“ – reiškia „Errands“, „PC“ – prekybos centras). Tokiu atveju gali būti surašytos prekės, kurių reikia nupirkt ar panašiai. Ir žinoma kiekvienam veiksmui reikalingas statusas-būsena. Mano būsenos yra: „Done“, „Waiting For“, „“ (tūščia).

Dabar trumpai apie veiksmo gyvavimo ciklą. Jei tai yra projekto veiksmas, tai jis užbaigiamas tada, kai baigiasi pats projektas. Projektui judant į priekį, „NPA“ įrašas vis keičiasi, nes negali visą laiką dirbti prie vieno projekto, vadinasi jį reikia palikti ir grįžus vėl prie jo, tas „NPA“ primins nuo kurios vietos reikia tęsti. Kai kurie veiksmai būna pažymėti „Waiting For“, kai kažkas deleguota kitiems ir iš jų laukiamas rezultatas (kartais informacijos, kartais apsisprendimo). Veiksmai be projekto užbaigiami juos įvykdžius. Jei nupirkai prekę, tai pažymi kaip „Done“.

Dar svarbu paminėti, kad „NPA“ negali būti niekur daugiau, tik čia. Jie turi skambėti patraukliai, įvykdomai („doable“) ir užtrukti labai trumpai. Nes jų esmė, užkurti procesą, įvesti save į tą projektą per kuo trumpesnį laiko tarpą, o ne juo gauti visą projekto rezultatą. Kiekvienas įrašas turi prasidėti veiksmažodžiu.

Visi „NPA“, kurie nėra aktualūs arba pasidaro tokiais, turėtų keliauti į „Someday-Maybe“. Neapgaudinėkit savęs, jei įrašas nepadarytas ten stovi mėnesį ar kitą ir yra nepadaromas, vadinasi jam ten ne vieta. O tie „NPA“, dėl kurių yra apsisprendimas dėl konkrečios datos, kad tada jis bus daromas, galėtų keliauti iš šio sąrašo į „Calendar-Tickler“.

Calendar-Tickler

Bandžiau įvairius variantus ir priėjau tokią išvadą, kad tinkamai padarytas kalendorius Excel formatu yra labai patogus, nes gali tarnauti ir kaip kalendorius ir kaip „Tickler“ (Allen siūlo fizinius aplankus, kurių neturiu). Pats kalendorius man patogus tuo, kad visi įrašai matosi viename lange ir juos gali stumdyti beveik be pastangų.

Su makro komandomis jau atliktus veiksmus arba nebeaktualius įrašus nuspalvoju pilkai. Įrašai, kurie turi išorinį įsipareigojimą su kitais žmonėmis (paskaitos, treniruotės, susitikimai ir t.t.) pažymiu raudonai. „Tickler“ įrašus (įvairūs priminimai susieti su konkrečiomis dienomis) nuspalvoju violetine spalva. Be to, kadangi vietos mažai, kiekvienam įrašui skiriu vieną trumpą žodį, o ant tos celės įterpiu komentarą su papildoma informacija, jei tokios yra. Jeigu esu nusprendęs dirbti prie konkrečių projektų konkrečiomis dienomis, tai į tas dienas įrašau tų projektų pavadinimus. Būna, kad nepavyksta skirti laiko, tuomet tiesiog perkeli įrašus į ateitį per dieną ar kelias.

Kalendorius didėja į viršų, nes pastebėjau, kad maloniau yra kilti į viršų nei leistis žemyn. Kalendorių paprastai išplečiu iki kelių mėnesių į priekį. Jame būna ir gerokai į priekį įterptų įrašų, jei jie bus aktualūs vėliau.

Taigi, šį kart labai detaliai apžvelgiau savo GTD sistemos pirmus du lygmenis su kalendoriumi. Kitame įraše apžvelgsiu likusius. Mano GTD Excel XLSM šabloną galima atsisiųsti (kitame įraše įdėsiu pilną, su visais lygmenimis). Beje, reiktų atkreipti dėmesį į šablone panaudotus duomenų filtrus, nes įvykdyti projektai ir veiksmai yra paslėpti.

Kūryba current projects, GTD, GTD horizontai, NA, Next Action, organizuotumas, runaway, Tickler